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業務システムを刷新する前に、発注者側で決めておく5つのこと｜RFPの前に揃える範囲・データ・体制

Facet Bridge, Inc.

会計、原価管理、販売管理。長く使ってきたシステムの上に業務が積み重なると、刷新の話が出てきます。二重入力が減らない、データが表計算ファイルに分かれていてAIに渡せない、保守できる人が限られている。理由ははっきりしていても、何から決めればよいかで手が止まることがあります。

ベンダーの比較や提案依頼書（RFP）の作成に進む前に、発注者側で決めておくことがあります。IPA（情報処理推進機構）の「情報処理システム高信頼化教訓集（ITサービス編）」2.2節・教訓G2（p.20〜22）は、「発注者は要件定義に責任を持ってシステム構築にかかわるべし」を教訓に挙げています。同じ箇所の事例では、開発と運用を外部へ委託し、任せる業務が広がるうちに、要件定義や受入れテストでの発注者の役割を果たしきれず、本稼働後に基本的な仕様の漏れが見つかりました（p.20）。

この記事では、刷新を検討し始めた段階で発注者側が揃えておく5つを整理します。

決めること 記入例（架空） 決まっていないと起きやすいこと
対象業務と完了条件 月次の締めで、部門別の原価を5営業日目までに確定する 提案を比べる物差しがなく、受入れの判断ができない
残すデータ 取引先は販売管理の登録を正とし、旧システムの未使用項目は移さない 移行の範囲が後から広がり、費用と期間が読めない
人とシステムの分担 仕訳の候補はシステムが作り、例外の承認は経理責任者が行う 稼働後に「誰が確認するのか」が決まらず、手作業が残る
決裁と予算 管理本部長が決裁し、来期のIT投資枠から出す 提案が揃った段階で検討が止まる
本番後の運用担当 設定変更は情報システム担当、問い合わせの一次対応は経理担当 稼働後の変更をすべて外部に頼ることになる

表の記入例は説明のために作成した架空のものです。以下、順に見ていきます。

1. 対象業務と、刷新後の完了条件

最初に、刷新で変えたい業務を一つずつ書き出します。「会計システムの刷新」ではなく、「月次の締めで、部門別の原価を確定させるまで」のように、始まりと終わりが分かる単位にします。

業務ごとに、刷新後に何ができれば完了とするかを決めます。締めにかかる日数、手作業で直している項目、確認する人。現状を数字で書けない項目は、刷新の前に一度測ります。完了条件がないままでは、提案を比べる物差しがなく、受入れのときにも判断できません。

2. 残すデータ、移すデータ、捨てるデータ

長く使ったシステムには、今は使っていない項目や、表計算ファイルで補っている情報があります。新しいシステムへ移すもの、参照用に残すもの、移さないものを分けます。

このとき、データの「正」がどこにあるかを決めます。同じ取引先や品目が複数の場所にあるなら、どれを基準にするかを業務の担当者と合意しておきます。後からAIで検索や集計をする場合も、どこが正しい記録かが決まっていることが前提になります。

3. 人とシステムの分担

刷新後に、システムが自動で行う処理と、人が判断する処理を分けます。たとえば「仕訳の候補はシステムが作り、例外の承認は経理責任者が行う」のように、判断する人と、その判断に必要な情報を書いておきます。

AIを使う場合も、どの業務の、どの判断の前に使うかは、この分担が決まってから検討します。製品やモデルを先に選ぶと、業務の側を製品に合わせることになりがちです。AIを業務システムや社内の知識につなぐ考え方は、AIがソフトを使う時代、企業の競争力はどこで決まるのかとCompany Brainとはで解説しています。

4. 決裁者と予算の出所

誰が最終的に決めるのか、予算はどの部門のどの枠から出るのかを、提案を依頼する前に確かめます。決裁者と予算の出所が曖昧なまま進めると、提案が揃った段階で検討が止まることがあります。

あわせて、何を比べて選ぶかも決めます。費用だけでなく、1で決めた完了条件をどう満たすか、2のデータをどう移すか、本番後に誰が支えるか。比べる項目を先に決めておくと、提案ごとに説明の仕方が違っても判断がぶれません。

5. 本番後に運用する担当

稼働した後に、設定の変更、問い合わせへの対応、データの修正を誰が担うかを決めます。ベンダーに任せる範囲と社内に残す範囲を分け、社内の担当者には刷新の検討段階から参加してもらいます。

IPAの「ユーザのための要件定義ガイド 第2版 要件定義を成功に導く128の勘どころ」（2019年12月発行）は、ユーザ企業で要件定義に従事する人を主な読者として、要件定義の各局面で起きる問題と、その解決の勘どころを対にして説明しています。最初から通読する必要はありませんが、自社で決めていない点を見つける手がかりになります。

次の一手：5つのうち、決まっていないものから

5つのうち、すでに決まっているもの、決まっていないもの、誰に聞けば決まるものに分けてみてください。決まっていないものが多い場合は、全体の刷新計画を作る前に、1つの業務で1〜3を試しに書き出すのが近道です。

Facet BridgeのAIソリューションでは、「“動く試作”で確かめる要件定義・発注支援」として、関係者へのヒアリングと対象業務・必要な機能の整理、要件・発注資料・見積比較の基準・受入基準の作成、開発先選定と発注後の進行・検収支援を行います。基幹システムの刷新が必要な場合は、移行・切替・保守を担う専門体制と対象範囲を具体化します。相談では、5つのうち決まっていないものをお聞かせください。刷新の前に決めることを相談する

出典（2026年11月11日確認）

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